Электронная библиотека учебников
Главная arrow Инновационные педагогические технологии (Панфилова А.П.) arrow 1.3.5. «Папка» с входящими документами
Скачать учебники
Анатомия / Физиология
Астрономия
Аудит
Банковское дело
БЖД
Бизнес-планирование
Биология
Биофизика
Биохимия
Бухгалтерский учёт
Бюджетная система
Военное дело
География
Делопроизводство
Демография
Журналистика
Зоология
Инвестиции
Информатика
История
История экономики
Коммерция
Культурология
Логика
Логистика
Макроэкономика
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Микроэкономика
Мировая экономика
Налогообложение
Организация производства
Отраслевая экономика
Педагогика
Политология
Правоведение
Психология
Реклама / Branding / PR
Социальная работа
Социология
Статистика
Страхование
Управленческий учёт
Физика
Философия
Финансовый анализ
Финансовый менеджмент
Финансовый отчёт
Финансы / Кредит
Ценные бумаги
Экология
Эконометрика
Экономика (разное)
Экономика предприятия
Экономика регионов
Экономика труда
Экономический анализ
Этика / Эстетика


banner
1.3.5. «Папка» с входящими документами

1.3.5. «Папка» с входящими документами

   Важное место среди технологий обучения занимает метод «папки» с входящими документами, или метод разбора деловой корреспонденции.
   Это разновидность метода кейсов, которая наглядно — «на подносе» (иногда говорят: «в корзине») воссоздает работу офиса со всем многообразием способов действий в нем — работу с документами и бумагами, относящимися к повседневной деятельности менеджера, секретарей и других специалистов той или иной организации. Обучаемые получают от преподавателя папки с одинаковым набором документов, относящихся к деятельности определенного предприятия, учреждения или его подразделения. Каждый обучаемый играет роль лица, принимающего решение (в этой роли может выступить также малая группа).
   Цель упражнения для участника — в соответствии с полученными знаниями научиться разбираться в многообразии способов действий с документами и там, где необходимо, занять позицию человека, ответственного за работу с «входящими документами», и справиться со всеми задачами, которые она подразумевает.
   Обучающие цели данной технологии:
   1) практиковаться в быстром чтении и понимании различных видов деловой документации;
   2) эффективно анализировать просматриваемые документы;
   3) распределять документы по следующим параметрам:
   - срочность;
   - важность;
   - срочность, но не важность;
   - важность, но не срочность;
   - ни срочность, ни важность;
   4) с помощью классификации решать, с какими документами работать и каким образом:
   - написать памятку;
   - сделать телефонный звонок;
   - нанести личный визит;
   - сделать эффективные отметки по предпринятым действиям.
   Метод «папки» с входящими документами обычно используется в двух качествах: во-первых, диагностического инструмента для определения того, как члены группы справляются с подобной работой; во-вторых, метода оценки того, как участники на практике используют знания и навыки, приобретенные на других видах занятий.
   Содержание «папки» должно быть связано с соответствующей учебной программой. Например, если программа касалась тренинга по умению вести деловые беседы или переговоры, то упор в технологии «папки» будет сделан именно на эту проблематику. Если, например, целью курса является успешное преодоление стресса, то стоит поставить жесткие временные ограничения и требовать принятия решения в течение 30 — 40 мин, непосредственно перед игровым совещанием, на которое участники собираются для обсуждения.
   В «папке» могут находиться письма от сторонних организаций, служебные записки от руководителей смежных или подчиненных подразделений, от специалистов; исходящие письма, подготовленные на подпись; докладные и даже документы и заявления частного характера, не относящиеся к делу или выходящие за пределы компетенции данного руководителя; требования, касающиеся противоречивых данных по времени или ресурсам; требования по принятию решений, приглашения на заседания для решения социальных вопросов, на беседы, на объединенные заседания; вопросы и сомнения; письма — внешние и внутренние; запросы информации — комплексной; простые внутренние докладные записки: от начальника, от персонала, от равных по рангу.
   Способы действий с документами также различны: доклады, докладные и объяснительные записки, заметки и резолюции, запроси информации, просьбы дать интервью, тексты инструкций, шинок, писем, приглашений на событийные мероприятия и поздравлений. Преподаватель, осуществляющий инструктаж к упражнению, должен объяснить обучаемым, что от членов группы требуются выполнение действий, совершение практических шагов, которые они предпримут, столкнувшись с проблемой, например составить текст ответного письма.
   Перед постановкой задачи участники получают теоретическую информацию или совет относительно наилучшего способа решения проблем, возникающих в связи с «папкой». Успех участника определяется его способностью использовать в работе полученные знания и информацию. Для того чтобы в большей степени приблизить мероприятие к реальной жизни, а также добавить элемент срочности и напряжения, в задание включают дополнительный фактор, требующий, чтобы решения принимались за определенное время. Например, потому что менеджер:
   - являясь владельцем офиса «в корзине», уезжает в другой город на встречу, которая продлится неделю;
   - уезжает в отпуск на две недели в дальние края и с ним или с ней нельзя будет связаться;
   - ложится на операцию и пробудет в больнице две недели, включая реабилитационный период, во время которого с ним или с ней нельзя будет связаться.
   Методика обучения таким методом включает три этапа.
   Первый этап. Группа делится на подгруппы, и каждая получает «папку» с документами. После инструктажа о целях и задачах деятельности команд определяется регламент работы, т.е. время, за которое задание должно быть выполнено. Каждый обучаемый (или малая группа) сначала тщательно разбирается в документах и их специфике, затем адресует их соответствующему исполнителю. В случаях, если он полагает нужным дать ход документу, на документе пишется соответствующая резолюция, в других случаях документ делегируется тому или иному специалисту для подготовки им программы действий по решению проблемы, т.е. обучаемый предпринимает те действия, которые считает в предлагаемых ситуациях необходимыми.
   Второй этап. На основании разрозненной информации в отдельных документах составляется представление о ситуации, сложившейся на управляемом объекте, делаются выводы и принимается ряд решений.
   Третий этап. Обсуждение выполненного задания, анализ и внесение коррективов.
   После осуществления необходимых действий группа собирается вместе и делает обзор всех предложенных вариантов решения или предпринятых действий и оценивает их эффективность, под руководством тренера проводит обсуждение приобретенного участниками опыта. Существенной составной частью процесса обучения с помощью данной технологии является обратная связь, которую необходимо предоставлять участникам после завершения упражнения. Для того чтобы обеспечить эффективную обратную связь по анализу документации, целесообразнее работать командами.
   В случае большого количества участников можно предложить одной группе выступить в роли экспертов или критиков по отношению к другой группе. При малом составе обучаемых упражнение выполняется индивидуально.
   Технология «папка» может использоваться на разных стадиях обучения: либо для выявления навыков членов группы перед началом курса, либо для проверки понимания пройденного материала после его завершения. Это дает возможность наглядно оценить изменение знаний обучаемых.
   Преимущества технологии заключаются в том, что «папка с входящими документами» обеспечивает наибольшее приближение к реальным условиям: материалом для группового анализа становятся проблемы, с которыми участники сталкиваются (или будут сталкиваться) в своей профессиональной деятельности. С помощью этой технологии идет процесс обучения, основная цель которого не развлечение, а действия, направленные на совершенствование реальной практической деятельности.
   Ограничение применения метода связано с тем, что ситуации, предназначенные для решения в «папке», должны оправдать ожидания, существующие у участников занятия относительно групповой работы. Если практический элемент теряется, то снижается ценность всей процедуры. Для того чтобы «разбор деловой корреспонденции» провести с максимальной эффективностью, преподавателю следует стремиться соблюдать правила. Например, выбирая материалы для «папки», он должен учитывать наличие у обучаемых навыков, необходимых для осуществления профессиональной деятельности. Насколько это возможно, каждый фрагмент материала должен быть связан с одной из частей изучаемой программы или быть иллюстрацией к конкретной теме обучения.
   Зачастую эффективность технологии снижается из-за плохого качества подобранных в «папку» документов: устарелого содержания, отрыва от реальной практики, эклектики. Практика показывает, что интерес обучаемых к такой технологии снижается каждый раз, когда им приходится работать с документами, взятыми из другой отрасли или из организации, не соответствующей по статусу той, в которой работают (или хотят работать) обучаемые.
   При работе с некоторыми материалами «папки входящих оо кументов» неизбежно будет отражаться собственный спин. Если этот спин, не соответствует навыкам обучаемых, это может сделать их менее восприимчивыми к некоторым, наиболее фундаментальным моментам обучения.
   Особенно перспективно можно провести такого рода занятия по решению социальных проблем, например: оценить документы, свидетельствующие о «хождении по мукам» людей, добивающихся каких-то льгот, решения жилищно-бытовых проблем (о «тяжбах» в коллективе, конфликтах, вышедших за пределы организации). Можно также отследить трудные аспекты современных налоговых документов или первые шаги по предпринимательству. Разбор деловой корреспонденции полезен для демонстрации эффективного решения проблем или принятия решений.

 
< Пред.   След. >

загрузка...

Реклама
загрузка...